Das perfekte Online Meeting organisieren

Das perfekte Online Meeting organisieren

Das perfekte Online Meeting organisieren

Ist es bei Dir auch so, dass Besprechungen ein wichtiger Teil Deiner Arbeit darstellen? Diese Termine können ganz unterschiedlich sein. Du triffst dich mit einem Kunden um ihn zu beraten, in deiner Abteilung trefft ihr euch regelmäßig zum Teammeeting oder in einem Projekt haltet ihr täglich Daily Stand-Up Meetings ab. Das Ziel ist immer Informationen mit anderen auszutauschen.

In unser heute beginnenden Miniserie wollen wir Tipps und Tricks mit Dir teilen, die sich bei unserer täglichen Arbeit bewährt haben. Sicherlich bist du bereits ein Meeting-Profi. Wir fangen trotzdem bei unserer Serie aber ganz Bewusst bei den Basics an um auch die unter euch mitzunehmen, die noch nicht so viel Erfahrung haben. Sofern ihr Anmerkungen habt, hinterlasst uns gern Kommentare. Wenn euch jemand einfällt, für den diese Serie interessant ist, Teilt unsere Blog-Beiträge über Facebook und Twitter. Wir hoffen, dass wir euch mit unseren Beiträgen weiter helfen können.


Online Meetings sind nicht nur gut für euch, weil euch die Anreise erspart bleibt, sondern  auch eure Kunden profitieren davon.

  • Es ist einfacher einen Termin mit dem Kunden zu koordinieren. Kollegen auf der Kundenseite und auch Kollegen, die unterwegs sind oder Home-Office haben, können immer teilnehmen.
  • Bei großen Unternehmen ist es oft eine große Herausforderung überhaupt ein Besprechungszimmer reservieren zu können
  • Meetings können pünktlich beginnen. Keine Ausreden, dass jemand den Zug nicht erwischt hat, oder gerade im Stau steht. Denn die Teilnahme ist von überall möglich. Selbst wenn die Internetverbindung schlecht ist, kann man sich einfach per Handy einwählen.
  • Online Meetings sparen eine Menge Zeit, weil Niemand abgelenkt wird und verliert sich in Small Talk. Trotzdem muss ein Online-Meeting gut vorbereiten sein, damit man wichtige Punkte diskutiert und nicht ständig ausweicht.
  • Die Online Meetings sorgen für Transparenz, weil es einfach gar nicht anders geht. Empfehlenswert sind Projekt Management Tool, dann wird die Zusammenarbeit glasklar und noch effizienter.

Ein typisches Online Daily-Stand-Up

Typisch für ein linkchat Daily-Stand-Up Meeting ist, dass die Agenda vorab an die Teilnehmer mit einem Klick und einem link verschickt wird. Der Meeting-Termin mit einem Link zum Online-Raum kann im Kalender eingetragen werden. Eine Minute vor dem Daily-Stand-Up Meeting Termin, klickt der Teilnehmer den Link im Kalender an und in ein paar Sekunden wird er mit einem linkchat online-Raum verbunden und kann beispielsweise den Bildschirm eines anderen Kollegen sofort sehen und an dem Termin teilnehmen.

Beim Daily-Stand-Up Meeting geht man  typischerweiser die Agenda durch, fügt man  Notizen zur Diskussion hinzu und haltet man auf der ToDo-Liste offene Punkte fest. Hier ist der Einsatz von Projekt-Management-Tools, wie Trello oder Jira auf jeden Fall empfehlenswert.

Oft schafft man in 15 Minuten viel mehr zu besprechen und zu klären als bei einem vor Ort Meeting in einer Stunde. Wichtig ist es allerdings , dass die Ergebnisse sofort dokumentiert werden.

Online Meetings im Home Office

In den letzten Jahren stiegt die Anzahl der Mitarbeiter, die Home-Office machen, rapide an. Das kann ein Tag oder sogar schon 2 bis 3 mal die Woche sein. Für viele macht diese Freiheit, die Arbeitswoche flexibel zu gestalten, einen Großteil der Motivation aus.

Das heißt aber auf keinem Fall, dass an diesen Tagen keine internen Besprechungen stattfinden oder Kontakt zu anderen Kollegen unterbrochen wird.  Wenn zum Beispiel mein Kollege ganz plötzlich mit mir ein neues Design unserer Webseite besprechen möchte, schickt er mir einfach üblicherweise spontan eine linkchat-Einladung und schon sind wir auf einem Bildschirm verbunden und können diskutieren.

Grenzen von Online Meetings

Sicher kann man nicht Monate lang komplett auf den persönlichen Kundenkontakt oder Termine vor Ort verzichten und sich nur einmal im Monat im Büro treffen. Online-Meetings können direkten persönlichen Kontakt nicht ersetzen, aber sie haben viele Vorteile, die uns den Arbeitsalltag erleichtern. Es ist immer eine Mischung von Online und vor Ort Meeting, die die Zusammenarbeit effizient macht.

Der persönliche Kontakt zu Kollegen und Kunden ist  wichtig und so ist ein Mix aus Online und echten Meetings die perfekte Kombination, um Mitarbeit zu motivieren und Arbeitsabläufe in der Firma zu perfektionieren.

Dein linkchat Team